Hoe maakt u een bruikbare PDF vanuit Office

De meeste computers worden standaard geleverd met Microsoft Office Software, zoals Word, Publisher, Excell en Powerpoint. Aangezien grafische programmatuur ontbreekt, worden zogenaamde grafische ontwerpjes vaak in Office gemaakt.

Indien u Office bestanden opent op een andere computer, dan waar ze op zijn gemaakt, (dus ook indien u ze per mail verstuurt) dan worden deze bestanden zogenaamd geconverteerd. De computer waar u het office bestand op opent, zal na conversie (aanpassing printertaal) vaak tevergeefs zoeken naar lettertypes en koppelingen naar plaatjes, welke wel op uw computer aanwezig zijn, maar niet op de computer waar u het bestand nu naar heeft over gebracht.

In het document kunnen regelafkortingen veranderen, regels verspringen, tabs ontbreken en alinea’s kunnen lager of hoger staan, waardoor index verwijzingen niet meer kloppen etc. Kortom allemaal problemen waar u niet op zit te wachten. Steeds meer drukkerijen en printcentra, accepteren om die reden uitsluitend nog PDF bestanden.
In het verwerken van office bestanden gaat namelijk veel (onbetaald) correctiewerk zitten.

De oplossing is het creëren van een uniform bruikbaar file, PDF is zo’n uniform bruikbaar file.
Bij de nieuwste versies van Microsoft Word of OpenOffice kunt u hiervoor simpelweg “opslaan als” en dan “PDF” als bestandstype kiezen. In de iets oudere versies van Office kunt u eenvoudig bij Microsoft een PDF plugin downloaden.
(ga naar Microsoft en zoek, “2007 Microsoft Office Add in: Save as PDF”)

Let op dat Microsoft Word geen professioneel opmaakprogramma is en de uitvoer niet altijd gelijk is aan het originele document. U dient altijd de opgeslagen PDF te controleren voordat u deze aanlevert bij een drukwerkbestelling.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *